7 Tips en tools voor optimaal hybride werken

Tijdens de coronaperiode hebben de meeste mensen het voor het eerst ontdekt: thuiswerken. Het komt met voor- en nadelen, maar velen van ons hebben het inmiddels onder de knie. Thuiswerken is een blijvertje, zo zagen we al direct na de eerste coronagolf. Maar dat hybride werken, een combinatie van kantoor en thuis, hoe maak je daar nou écht een succes van?

Corona is voorbij, het thuiswerkadvies is niet meer. Maar we werken niet meer standaard van 9 tot 5 en van maandag tot en met vrijdag op kantoor. Het nieuwe werken is hybride werken: de werkplek 2.0 is niet één bureau op één plek, maar wisselt per dag.

Hybride werken na corona

Deze relatief nieuwe vorm van arbeid is wezenlijk anders dan thuiswerken. Niet alleen qua fysieke omgeving. Waar de één zich helemaal heeft neergelegd bij het werken in joggingsbroek, snakt de ander naar een koffieautomaatgesprek en mensen om zich heen. Niet alleen werknemers, maar ook bedrijven gaan hier verschillend mee om: het ene kiest voor een verplicht aantal dagen dat je present moet zijn, de ander laat het aan de werknemer zelf. Met wisselend succes. Hoe zorg je voor een optimale situatie?

Man Werkt Thuis Achter Laptop Hybride Werken Square Pen Notitie Telefoon Koptelefoon Headset

Tip 1: Interne communicatie

Om hybride werken na corona te laten slagen, is goede interne communicatie de belangrijkste sleutel. Werknemers moeten weten waar ze aan toe zijn, wat er van hen verwacht wordt en van welke mogelijkheden (digitaal en in-office) ze gebruik kunnen maken. Ook binnen teams is het goed om helderheid te scheppen. Vorm een beleid voor hybride werken en communiceer dat uitgebreid.

Tools: Handig daarbij zijn je bestaande interne communicatiestromen, zoals Chat in MS Teams, een ‘Town hall meeting’ ter aankondiging en de interne nieuwsbrief. Neem het beleid op in het onboardingsproces.

Tip 2: Werkuren bijhouden

Sinds 2022 hebben werkgevers de mogelijkheid om een onbelaste thuiswerkvergoeding aan te bieden. Dit is € 2 per dag(deel). Daarnaast heeft men recht op reiskostenvergoeding op dagen waarop men naar kantoor gaat. Wie hybride werkt, moet dus bijhouden welke dagen men thuis is of niet.

Tools: urenregistratietools zoals TimeChimp of TimeSheet Reporter via Outlook kunnen helpen. Of zet simpelweg een reminder elke dag in je digitale agenda dat je noteert of je thuiswerkt of niet.*

Greenwheels Vastgoed Mobility Hub VW Kuub

Tip 3: Reserveringssysteem voor kantoor

Er zijn op kantoor een beperkt aantal plekken beschikbaar. Zeker als in de afgelopen twee jaar het personeelsbestand is gegroeid, is er mogelijk niet altijd voor iedereen plek. Hetzelfde geldt voor vergaderruimtes, parkeerplaatsen en in sommige gevallen lunchplekken. Een inhouse reserverings- of boekingssysteem is daarom een must.

Tools: Booka, FlexWhere en Stoelendans (gratis) zijn voorbeelden van dergelijke boekingssystemen. In Outlook Agenda kun je vergaderruimtes hun eigen agenda geven en boeken via ‘locatie’ in een agenda-item.*

Tip 4: Wachtwoorden laten meereizen

Neem je als werknemer niet je eigen laptop mee naar kantoor, maar moet je inloggen op een computer aldaar? Dan is een passwordtool absoluut een vereiste.

Tools: Bekende passwordmanagers en passwordtools zijn onder andere 1Password, LastPass en Bitwarden.*

Vrouw gebruikt mobiele telefoon om zakelijke reis te plannen met tram op achtergrond

Tip 5: Flexibel reizen naar de zaak

Een auto van de zaak past niet meer bij het hybride of nieuwe werken. Gelukkig zijn er alternatieven, waarbij je als werknemer niet in de weer hoeft met timesheets of kilometerdeclaraties: een mobiliteitskaart. Hiermee kun je zowel per openbaar vervoer als met de (deel)auto naar kantoor reizen. Je kunt er ook laadpalen voor elektrische auto’s mee activeren en parkeerkosten betalen.

Tools: Onder meer Shuttel, NS Business Card en Reisbalans bieden mobiliteitskaarten met verschillende opties.*

Tip 6: Hybride afspraken buiten de deur

Werknemers die afwisselend per openbaar vervoer of auto naar klantafspraken gaan, zullen dit nu ook deels vanaf huis en deels vanaf kantoor doen. Voor die flexibiliteit zijn “flexibele auto’s” nodig. Met 2.800 deelauto’s verdeeld over heel Nederland, biedt Greenwheels Zakelijk die mogelijkheid. Men kan een auto pakken vanaf kantoor of juist degene die in de buurt staat. Eenvoudig met dezelfde app.

Tools: de Greenwheels app is onmisbaar. Bij Greenwheels Zakelijk bestaat er ook de speciale plannerrol, waarmee een medewerker 24-7 voor collega’s auto’s kan reserveren, wijzigen of annuleren, naast dat elke werknemer dat dus zelf kan.

Tafeltennis Op Kantoor Greenwheels Zakelijk Man B2B

Tip 7: Plan live ontspanning

Niet alleen de werkuren op kantoor zijn belangrijk, sociale activiteiten hebben zeker ook hun plek in een hybride werkcultuur. De klassieke vrijdagmiddagborrel bijvoorbeeld, maar een nieuwe teambuildingsessie of het opzetten van een dart-, tafeltennis- of FIFA-competitie zal de groep ook goed doen. Zeker als er ten tijde van corona veel personeelswisselingen zijn geweest.

Tools: houd de scores van vriendschappelijke competities bij in een Excel die voor iedereen toegankelijk is of maak het een beetje professioneler met Tournify.*

Het nieuwe werken

Hybride werken ís het nieuwe werken. In de komende tijd zal blijken hoe succesvol deze vorm van arbeid is, want ook hybride werken heeft z’n nadelen. Met bovenstaande tools en tips kun je een aantal problemen zeker voorkomen.

*Greenwheels is niet verantwoordelijk voor de inhoud van en informatie over deze producten en services van derden.