Belastingaangifte doen als zzp’er: hoe verwerk je de kosten van zakelijk autodelen?

 

Autodelen is al meer dan 25 jaar mogelijk in Nederland. Maar de fiscale regels en het ‘hoe, wat, waar’ van de administratieve verwerking van zakelijke ritten met een deelauto: dat is niet altijd even duidelijk. Hoe declareer je deze ritten? Zijn er fiscale voordelen waar je gebruik van kunt maken? En hoe maak je je jaarlijkse belastingaangifte als freelancer compleet?

 

Het is voorjaar en dat betekent dat de deadline voor de aangifte inkomstenbelasting 2021 in zicht komt. Heb je in 2021 gereden in een deelauto voor je onderneming, bijvoorbeeld naar zakelijke afspraken? Dan is dit artikel een handig hulpmiddel voor erbij.

 

Reiskosten zzp

 

Als je kosten maakt om met je Greenwheels voor je bedrijf, dan kun je deze declareren bij de klant. Ben je zzp’er dan kun je deze bij je opdrachtgever declareren, mits je hier afspraken over hebt gemaakt. Voor de Belastingdienst zijn dit gewoon zakelijke (bedrijfs)kosten. Je kunt dit doorberekenen op twee verschillende manieren:

 

  • Apart kopje 'reiskosten' op de factuur
  • Verwerken in je uur- of opdrachttarief

 

Let op: sommige opdrachtgevers willen zien welk bedrag er specifiek aan hen wordt doorberekend voor vervoer. Bij een opname in het uurtarief is dit uiteraard niet goed zichtbaar; men ziet dan alleen een totaalbedrag.

Administratie declareren aktetas zakelijk zzper

Kilometerdeclaratie zzp

Bij een reiskostenvergoeding denkt iedereen al snel aan een kilometervergoeding*. Meestal aan de bekende € 0,19 per kilometer. Maar in tegenstelling tot wat er vaak wordt gezegd, is er nergens wettelijk vastgelegd hoe hoog deze kilometervergoeding moet zijn. Je bent als freelancer dan ook vrij om hierover afspraken te maken met je klant of opdrachtgever.

Aanmelden

Autokosten zzp

 

Als je de kosten van je Greenwheels-rit één op één overneemt, weet je in één keer precies hoeveel de rit jou gekost heeft. Dit in tegenstelling tot wanneer je de rit met je eigen auto of leaseauto maakt. Dan moet je namelijk een berekening maken van alle kosten voor de reis naar deze specifieke afspraak. Wist je trouwens dat je bij Greenwheels Zakelijk elke maand één overzichtelijke btw-factuur die je via automatische incasso kunt betalen? Dat zorgt ook voor een snelle verwerking in je boekhouding.

 

Tip: Houd in je agenda bij welke afspraken je hebt gehad en hoeveel kilometer je daarvoor hebt gereisd. In het notitieveld in je Greenwheels-account kun je bij de rit aangeven waarvoor je ‘m geboekt hebt ('Firma Jansen, locatie Steenwijk, 22 kilometer totaal'). Zo kun je bij de fiscus altijd aantonen dat het daadwerkelijke bedrijfskosten zijn geweest.

Jonge vrouw in kantoor met mobiele telefoon lachend

Autodelen en de inkomstenbelasting

Is er een onbelaste kilometervergoeding voor zzp? Er zitten zeker fiscale voordelen ten aanzien van autodelen en de kilometers die je zo maakt. De Belastingdienst ziet deze kosten als omzet, oftewel: onderdeel van de vergoeding die je ontvangt voor je werkzaamheden, afspraak of opdracht. Dat betekent dat je hier btw over moet heffen, tenzij je niet btw-plichtig bent. Je factureert de kosten van je Greenwheels-rit met hetzelfde btw-tarief als de rest van je omzet (21, 9 of 0%). De btw over je reiskosten mag je terugvragen bij je aangifte omzetbelasting (OZB), waardoor je minder omzetbelasting hoeft te betalen. Let op: woon-werkverkeer valt hier niet onder.

Greenwheels Zakelijk aanmelden

Auto(kosten) zakelijk aftrekbaar?

 

Ook een fiscaal voordeel: de reiskosten, die bewezen noodzakelijk zijn voor je bedrijf, mag je aftrekken van de winst bij je aangifte inkomstenbelasting (IKB). Zo betaal je uiteindelijk minder winstbelasting.

 

Bijtelling zakelijke auto

 

Hoe verschilt zich dit ten opzichte van een leaseauto? Voor een leaseauto, die privé en zakelijk wordt gebruikt, gelden andere fiscale regels. Rijd je bijvoorbeeld meer dan 500 kilometer per jaar (42 km/maand) is, dan komt de bijtelling om de hoek kijken. De Belastingdienst ziet dit namelijk als loon in natura, waarover belasting betaald moet worden. Voor een deelauto geldt dit uiteraard niet, omdat de auto niet jouw bezit is.

Heb je nog geen zakelijk Greenwheels-account?

Dat heeft voor jou als zzp'er veel voordelen. Meer weten?

Meld je hier aan voor Greenwheels Zakelijk >

 

*Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen ook afspraken maken, waarbij voor de één de betaalde vergoeding een kostenpost is en voor de ander omzet.

 

Deze tekst is geschreven met de regelgeving zoals bij ons bekend op 10 maart 2022. Hoewel zorgvuldig samengesteld, kunnen er aan bovenstaande tekst geen rechten worden ontleend. Vraag altijd na bij je fiscalist of accountant wat de voor jou geldende regels zijn.