Belastingaangifte 2021: hoe verwerk je de kosten van zakelijk autodelen?

 

Zakelijke autodelers zijn goed bezig, want autodelen is beter voor het milieu. En waar autodelen al meer dan 25 jaar mogelijk is in Nederland, zijn de fiscale regels niet altijd even duidelijk. Hoe moet je autodelen declareren? Welke fiscale voordelen zitten er aan zakelijk autodelen? Op welke manier verwerk je deze ritten in de jaarlijkse aangifte als ondernemer?

 

Ben je zzp'er of freelancer? Ook voor jou komt de de deadline voor de aangifte inkomstenbelasting in zicht. Heb je in 2020 gebruik gemaakt van een deelauto voor je onderneming? Dan is dit artikel een handig hulpmiddel voor erbij.

Administratie declareren aktetas zakelijk zzper

Kosten autodelen declareren

Als je kosten maakt om met je Greenwheels op een zakelijke afspraak te komen, dan kun je deze declareren bij de klant of in geval van zzp: bij de opdrachtgever, als je hier afspraken over hebt gemaakt. Voor de Belastingdienst zijn dit gewoon zakelijke (bedrijfs)kosten. Je kunt deze aan de andere partij doorberekenen op twee manieren:

 

- Apart kopje 'reiskosten' op de factuur

- Verwerken in het uur- of opdrachttarief

 

Houd er bij je keuze voor de declaratiemethode rekening mee dat sommige klanten willen zien welk bedrag er aan hen wordt doorberekend. Bij een opname in het uurtarief is dit uiteraard niet goed zichtbaar; het gaat dan om één totaalbedrag.

Kilometervergoeding

 

De meest gebruikte manier van reiskosten declareren is de kilometervergoeding*. Denk je meteen aan de € 0,19 per kilometer? In tegenstelling tot wat er vaak wordt verkondigd, is er niet wettelijk vastgelegd hoe hoog deze vergoeding mag zijn. Je bent als ondernemer vrij om hierover afspraken te maken met de klant.

 

Wanneer je met je eigen auto of leaseauto reist, betekent dat dus een berekening maken van alle kosten voor de reis naar deze specifieke afspraak of opdracht. Als je echter de kosten van je Greenwheels-rit één op één overneemt, weet je in één keer precies hoeveel de rit jou gekost heeft. Scheelt weer een administratief klusje! Bij Greenwheels krijg je overigens maandelijks één overzichtelijke btw-factuur die je via automatische incasso kunt betalen.

 

Het is belangrijk om altijd in je agenda bij te houden welke afspraken je hebt gehad en hoeveel je daarvoor gereisd hebt in kilometers. Noteer bijvoorbeeld in het notitieveld in je account waarvoor de betreffende rit gereserveerd is (“Firma Jansen, locatie Rotterdam, 22 kilometer totaal"). Zo kun je bij de fiscus altijd aantonen dat het daadwerkelijke bedrijfskosten zijn.

Greenwheels bestuurder man

Autodelen en de inkomstenbelasting

Er zitten verschillende fiscale voordelen aan het declareren van je autodeel-kilometers. Belangrijk om te weten: volgens de Belastingdienst zijn deze kosten feitelijk omzet; onderdeel van de vergoeding die je ontvangt voor je werkzaamheden, afspraak of opdracht. Dat betekent dat je hier btw over moet heffen, tenzij je niet btw-plichtig bent. Bijvoorbeeld omdat je werkt in een btw-vrijgestelde branche.

Minder winstbelasting betalen

 

Je factureert de kosten van je Greenwheels-rit met hetzelfde btw-tarief als de rest van je omzet (21, 9 of 0%). De btw over je reiskosten mag je terugvragen bij je aangifte omzetbelasting (OZB), waardoor je minder omzetbelasting hoeft te betalen. Een ander voordeel is het feit dat deze reiskosten noodzakelijk zijn voor je bedrijf, waardoor je ze kunt aftrekken van de winst bij je aangifte inkomstenbelasting (IKB). Zo betaal je uiteindelijk minder winstbelasting.

 

En hoe zit het dan met die € 0,19 per kilometer? Dat is een regeling tussen werkgever en werknemer, waarbij deze 19 cent onbelast is. Een werkgever mag meer vergoeden aan de werknemer, alleen valt alles daarboven in de categorie "belast loon".

Greenwheels deelauto rijden huren

Greenwheels zakelijk

Heb je nog geen zakelijk Greenwheels-account? Dat heeft voor jou als zzp'er veel voordelen, waaronder één maandelijkse overzichtelijke btw-factuur en de keuze uit een groot “wagenpark”, verdeeld over Nederland en voorzien van verschillende typen auto’s. Meer weten? Lees onze informatie over autodelen voor zzp’ers.

Meer weten & aanmelden

 

 

 

* Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen ook afspraken maken, waarbij voor de één de betaalde vergoeding een kostenpost is en voor de ander omzet.

 

Deze tekst is geschreven met de regelgeving zoals bij ons bekend op 23 april 2021. Hoewel zorgvuldig samengesteld, kunnen er aan bovenstaande tekst geen rechten worden ontleend. Vraag altijd na bij je fiscalist of acccountant wat de voor jou geldende regels zijn.